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給与所得者の扶養控除等(異動)申告書とは?書き方や提出期間について解説

給与所得者の扶養控除等(異動)申告書とは、扶養控除の適用を受ける際に必要な書類です。従業員が適切に控除を受けられるためにも、書き方や注意点などについて周知することが求められます。

書類作成時に押さえておきたいポイントをまとめましたので、ぜひ参考にしてください。

給与所得者の扶養控除等(異動)申告書とは?

扶養控除等(異動)申告書とは、扶養控除や配偶者控除の申請に使う書類のことです。従業員に養う家族がいる場合、その家族との関係や従業員が置かれた状況などから控除が適用されることがあります。

例えば、配偶者控除やひとり親控除、勤労学生控除などの控除の条件を満たしているときは、扶養控除等(異動)申告書に必要な情報を記載することで各控除制度の適用を受けることが可能です。

控除制度が適用されると課税対象額が減り、納めるべき所得税額や住民税額が減り、手取りを増やすことができます。

提出時期は年末調整時

扶養控除等(異動)申告書の提出時期は、年末調整時です。提出した従業員に対しては源泉徴収税額表の「甲」の課税区分を適用しますが、提出しなかった従業員に対しては「乙」の課税区分を適用することになります。

乙は甲よりも源泉徴収税額が高く設定されており、収めるべき消費税が高額になるので注意が必要です。この仕組みについて従業員に説明し、期限内に扶養控除等(異動)申告書を提出するように喚起しましょう。

なお、年末調整とは、正しく所得税額を計算し、年間の源泉徴収税額との差額を調整することです。収入を得ている場所が他にはなく、医療費控除や寄附金控除などの確定申告が必要な控除制度が適用されない従業員であれば、正しく年末調整すれば確定申告をする必要はありません。

当年分と翌年分の2年分の提出が必要

扶養控除等(異動)申告書は、当年分と翌年分の2年分が必要です。当年分は前年従業員が記入した申告書で、当年中に申告した内容に変更が生じていたときには修正し、再提出しなくてはいけません。

一方、翌年分は翌年1月の給与から差し引かれる所得税の計算に用います。いずれの申告書も、期限内に提出するように促しましょう。

給与所得者の扶養控除等(異動)申告書の提出対象者

扶養控除等(異動)申告書は、年末調整の対象者全員が提出する書類です。適用される控除制度がない場合であっても、「適用される控除制度がないこと」を確認するために必要となるので提出しなくてはいけません。

以下のいずれかを満たしている従業員は、年末調整の対象となります。

  • 1年を通じて勤務している方
  • 年の途中で就職し、年末まで勤務している方
  • 年の途中で海外支店などに転勤し、非居住者となった方
  • 死亡や著しい心身の障害のために年の途中で退職し、当年中の再就職は不可能と思われる方
  • 12月中に給与の支払いを受け、その後、退職した方
  • パートとして働いて退職した従業員のうち、当年中の給与総額が103万円以下の方(当年中に他の勤務先から給与が見込まれるケースは除く)

ダブルワークの方は主たる収入を得ている事業所で提出

扶養控除等(異動)申告書は、1ヶ所でのみ提出する書類です。ダブルワークをしている従業員は、主たる収入を得ている事業所で提出するように指示しましょう。

ただし、適用される控除制度が多く、主たる収入だけでは控除しきれないときは、従たる収入を得ている勤務先でも扶養控除等(異動)申告書を提出できます。

パートやアルバイトの提出要件

パートやアルバイトも、年末調整の提出条件を満たしている場合には、扶養控除等(異動)申告書を提出しなくてはいけません。複数の勤務先で働いている場合は、主たる収入を得ている勤務先で申告書を提出します。

給与所得者の扶養控除等(異動)申告書の書き方

扶養控除等(異動)申告書には、以下の項目についての記入欄が設けられています。

  • 基本情報
  • 源泉控除対象配偶者の情報
  • 控除対象扶養親族の情報
  • 障害者・寡婦・ひとり親・勤労学生の情報
  • 他の所得者が控除を受ける場合の情報
  • 住民税についての情報

それぞれの項目の書き方を解説します。

基本情報

基本情報の欄には、従業員の個人情報を記載します。氏名やフリガナ、個人番号、住所、世帯主名、生年月日などを各欄に正確に書くように従業員に伝えましょう。

ダブルワークをしている従業員に関しては、他方の勤務先で申告書を提出済みあるいは提出予定のときは「従たる給与についての扶養控除等申告書の提出」の欄に〇をつけるように指導します。

なお、申告する控除制度が何もない場合でも、基本情報の欄はすべて記入が必須です。

源泉控除対象配偶者の情報

配偶者の所得見積額が95万円以下のときには、配偶者についての情報も記さなくてはいけません。

なお、この場合の配偶者には事実婚や内縁関係は含まれないので注意しましょう。また、夫婦の所得がそれぞれ95万円以下の場合には、どちらか片方のみ控除が適用されます。

条件を満たしているときは、配偶者の氏名やマイナンバー、当年所得見積額などを書くことが必須です。同居していない場合には「非居住者の確認」の欄に〇を記入し、親族関係を示す書類も併せて提出を要請します。

控除対象扶養親族の情報

当年末の時点で16歳以上の扶養親族がいるときには、当該部分に情報を書き入れなくてはいけません。扶養親族は以下の条件をすべて満たしている親族を指します。

  • 従業員本人と同一生計であること
  • 配偶者ではなく、なおかつ親族か里子、市町村長から養護を委託された老人であること
  • 年間合計所得が48万円以下であること
  • 青色申告事業専従者である場合は、当年中に一度も給与を受け取っていないこと
  • 白色申告事業専従者でないこと

上記に該当する扶養親族がいるときには、氏名やマイナンバー、生年月日、従業員との続柄などを書き入れます。

障害者・寡婦・ひとり親・勤労学生の情報

従業員本人か扶養親族が以下の条件を満たすときには、当該部分に必要事項を書くことが求められます。

  • 障害者である、もしくは特別障害者である

従業員本人が以下の条件を満たすときには、「寡婦」に該当し、当該部分への書き入れが求められます。

  • 離婚後に婚姻をせず、扶養親族があり、なおかつ合計所得金額が500万円以下である
  • 死別後に婚姻をせず、あるいは夫の生死が明らかではない状態で、なおかつ合計所得金額が500万円以下である

従業員本人が以下の条件を満たすときには「ひとり親」に該当し、当該部分への書き入れが求められます。

  • 婚姻関係にある人がいない状態で、生計を一にする合計所得金額が48万円以下の子がおり、なおかつ合計所得金額が500万円以下である

従業員本人が以下の条件を満たすときには「勤労学生」に該当し、当該部分へのチェックと必要事項を書くことが求められます。

  • 大学や高校の学生、一定の条件を満たす専修学校や各種学校の生徒、職業訓練法人に所属する訓練生である
  • 所得として見積もった金額が75万円以下である
  • 給与所得以外の所得が10万円以下である

他の所得者が控除を受ける場合の情報

世帯内に所得者が2人以上いるときには、控除適用者を割り振るための情報も求められます。特定の家族を各所得者が扶養親族として重複申告できないため、誰が誰を扶養親族とするのか家族で話し合っておきましょう。

なお、この欄の扶養親族には16歳未満の扶養親族も含まれます。各親族が従業員と同じ場所で暮らしているときは、住所の記入欄は「同上」で問題ありません。

住民税の情報

扶養親族のうちに16歳未満の方がいるときには、「住民税の情報」の欄へ書き入れることが求められます。該当する扶養親族の氏名、マイナンバー、従業員との続柄、生年月日、住所などを正確に書きましょう。

給与所得者の扶養控除等(異動)申告書のミス軽減のポイント

扶養控除等(異動)申告書は記入する欄が多いため、ミスが生じやすく、再提出を要請することになりがちです。1回の提出で正式に受理するためにも、労務担当者は事前に従業員に申告書の書き方について指導しておきましょう。

扶養親族の年収に関する項目は、ミスがしばしば見られる傾向にあります。ミスを回避するポイントについて紹介するので、ぜひ従業員を指導する際に参考にしてください。

提出者は事前に扶養親族の年収を把握しておく

申告書に記載する扶養親族とは、同一生計かどうかだけでなく、その親族が既定の年収以下であることも条件となります。そのため、申告書を正確に記入するためには、扶養親族に該当すると思われる家族の年収について理解しておくことが不可欠です。

年末調整の時期になる前に、従業員に扶養親族に該当すると思われる家族の年収を確認しておくように伝えましょう。

扶養親族の年収から控除額を差し引いて申告する

申告書に記載する扶養親族の所得見積額は、年収のことではありません。年収から給与所得控除に該当する55万円を差し引いた金額を所得見積額として記載するという点も、従業員に伝えておくことが必要です。

例えば、源泉控除対象配偶者の欄への記載には、配偶者の所得見積額が95万円以下であることが求められますが、年収で換算すれば150万円以下に相当します。

配偶者の給与明細書などで収入を確認し、1年分を合算して150万円以下のときのみ扶養親族と判断し、必要事項を申告書に記入するようにと従業員に指導しましょう。

転職した場合は転職先で提出する

当年中に従業員が転職した場合には、転職先で扶養控除等(異動)申告書の提出を実施するように指導しましょう。他社から転職してきた場合には自社で年末調整の手続きを行うため、申告書を従業員に配布します。

また、他社で発行された源泉徴収票が年末調整に必要になるため、従業員に提出を請求しましょう。

反対に他社へ転職した場合には、従業員は転職先で年末調整を行うことになります。スムーズに年末調整を行えるように、従業員に転職先で源泉徴収票を提出するよう声をかけておくこともできるでしょう。

まとめ

扶養控除等(異動)申告書を使って、従業員自身や扶養親族の状況を正確に申告することで、適用される控除制度が増え、課税所得額を減らすことができます。

従業員自身や親族の状況がいずれの状況にも該当しない場合でも、適切に申告書を提出することで源泉徴収税額の課税区分が低くなり、節税につなげることが可能です。

従業員に正しく提出するメリットを的確に伝え、スムーズに年末調整を行えるようにしておきましょう。

また、記載する内容が多いため、間違いが生じやすい点に注意が必要です。扶養親族の所得は控除額を差し引いて申告することなどのポイントを伝え、ミスを減らすようにサポートしましょう。

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