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年末調整とは?確定申告との違いや対象になる人、手続きの流れを解説

年末調整とは、所得税の1年間の総額を再計算し、すでに源泉徴収した合計額と比較して過不足額を調整する手続きです。対象になる人、ならない人があり、年の途中でも手続きが必要な場合もあります。

今回は年末調整の概要や対象になる人、作成や提出が必要な書類などを紹介し、手続きの流れについて解説します。

年末調整とは?

年末調整とは、所得税の過不足を精算する手続きです。1年間に給与から差し引かれた所得税の過不足を計算し、過不足額を精算します。基本的に年末に行いますが、退職者など年の途中で行う場合もあります。

また、年末調整を行うのは給与取得者で、フリーランスや個人事業主は確定申告が必要です。

ここでは、年末調整の内容や確定申告との違いについて紹介します。

源泉徴収の過不足金額を調整する

年末調整は、1年間に給与から源泉徴収した所得税の過不足を調整する手続きです。企業に勤める会社員は毎月の給与から所得税が差し引かれ、企業が代わりに納税しています。

しかし、差し引かれるのはあくまでも概算の所得税で、正しい金額ではありません。1年の給与所得が確定した段階で改めて計算を行い、正しい所得税を確定します。計算により徴収した所得税が多ければ従業員に還付し、少なければ追加徴収するというのが年末調整の流れです。

確定申告との違い

年末調整と似た手続きに、確定申告があります。確定申告は年末調整と同じく所得税を納める手続きで、納税者自身が前年の所得を計算して確定申告の書類を作成し、所定の期間内に税務署に提出するものです。

確定申告は会社に雇用されていないフリーランスや個人事業主が行う手続きで、基本的に会社が年末調整を行う会社員は確定申告をする必要はありません。

しかし、副業などで他に所得がある場合や、医療費控除など年末調整で手続きできない控除がある場合など、従業員自身が確定申告しなければならないケースもあります。

年末調整が必要な人

年末調整は、基本的に給与を支給しているすべての従業員が対象です。正社員だけでなく、アルバイトやパートも含まれます。年の途中で入社した人も年末調整の時期に在籍していれば対象になり、退職した場合も年末調整が必要なケースがあります。

年末調整が必要な人や、年の途中で年末調整が必要な場合についてみていきましょう。

アルバイト・パートも含む

年末調整は原則として、その年の「扶養控除等(異動)申告書」を提出しており、1年を通して働いている従業員すべてが対象です。

従業員とは会社と雇用契約を結んで雇用されるすべての者で、正社員でなく契約社員やアルバイト、パートも含まれます。所得税は年収の金額とは関係なく月収8万8,000円を超える場合は毎月の給料から差し引かれ、年末調整の対象になります。

ただし、「扶養控除等(異動)申告書」を提出していない従業員は月収8万8,000円未満でも所得税の源泉徴収が必要になるため、必ず提出してもらいましょう。

年の途中から転職してきた人

年の途中から転職してきた場合、年末調整の段階で在籍している会社で年末調整を行います。前職の源泉徴収と合算して年末調整を行うため、転職してきた従業員から前の職場が作成した源泉徴収票を提出してもらわなければなりません。

源泉徴収票の提出が遅れると年末調整に間に合わない可能性もあるため、早めに前の職場から職場の源泉徴収票を受け取って提出するよう伝えましょう。

年の途中で年末調整が必要な場合

海外の支店へ転勤したことなどの理由で非居住者となった人は、非居住者となった時点で年末調整が必要です。

また、年の中途で退職した人で、以下に該当する場合も年の途中で年末調整をしなければなりません。

  • 死亡した人
  • 著しい心身の障害により退職し、退職の時期から本年中に再就職ができないと見込まれる人
  • 12月中に支給される給与の支払いを受けたあとに退職した人パートなどで本年中に支払いを受ける給与の総額が103万円以下である人

最後のケースでは、退職してから本年中に他の勤務先などから給与の支払いを受ける見込みがある場合を除きます。

年末調整が必要な場合、いずれも年末調整を行うのは退職時です。

年末調整の対象にならない人

会社に勤務している従業員でも、年末調整の対象にならないケースがあります。以下の場合は年末調整ができず、従業員自身で確定申告しなければなりません。

  • 災害減免で所得税の支払い猶予を受けている、もしくは還付を受け取っている
  • 副業などで他の会社からも給与を受け取り、他の雇用主に「扶養控除等(異動)申告書」を提出している、もしくは会社の年末調整までに「扶養控除等(異動)申告書」を提出していない年の中途で退職し、年末調整の対象となる人以外
  • 税法上の区分で国内に住所を有しない人、もしくは国内に居所があっても1年に満たない人
  • 日雇労働者など継続して雇用していない人

なお、年収が103万円以下の人は課税されませんが、必ずしも年末調整が不要になるわけではありません。

給与が月額8万8,000円を超えている場合は所得税が課税されるため、1年のうちで8万8,000円を超えた月があり、所得税が源泉徴収されている場合は年末調整が必要です。計算をして、払い過ぎた所得税が還付される可能性があります。

年末調整で必要な書類

年末調整で必要な書類は、大きく以下の3種類に分けられます。

  • 従業員から受け取る申告書
  • 会社が作成して税務署に提出する書類
  • 会社が作成して市区町村に提出する書類

従業員からは「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」など必ず受け取る書類と、保険料控除など、控除の対象になる支出がある場合に受け取る書類があります。

年末調整で必要な書類について、みていきましょう。

従業員から受け取る申告書

年末調整では従業員から受け取る書類があります。主に必要なのは、以下の書類です。

  • 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書
  • 給与所得者の保険料控除申告書
  • 給与所得者の基礎控除申告書 兼 給与所得者の配偶者控除等申告書 兼 所得金額調整控除申告書

従業員に生命保険料や地震保険料、住宅ローンなど、控除の対象になる支出があるときは証明する書類を受け取ります。配偶者や家族の社会保険料を支払っている場合はその証明書類、配偶者特別控除を受ける場合は源泉徴収票などの収入証明も必要です。

税務署に提出する書類

年末調整では、以下の書類を税務署に提出します。

  • 源泉徴収票の法定調書合計表
  • 支払調書
  • 源泉徴収票

法定調書合計表とは、従業員数や給与の支払い金額、源泉徴収税額などの総額を記載した書類です。支払調書は法人や個人に対して支払った報酬を報告する書類で、源泉徴収票は年間に支払った金額を従業員ごとに作成した帳票を指します。

源泉徴収票は従業員全員に交付しますが、税務署に提出するのは給与などの金額が2,000万円を超えたため年末調整の対象にならなかった従業員など、一部のみが対象です。

市区町村に提出する書類

市区町村に提出する書類は、主に以下の2種類です。

  • 給与支払報告書(総括表)
  • 給与支払報告書(個人別明細書)

「給与支払報告書(個人別明細書)」は、源泉徴収票と似た書式で、1年間の支払金額の総額や給与所得控除後の金額などが記載されています。各市町村は、提出された書類をもとに翌年の住民税額を計算し、特別徴収税額を決定して会社に報告します。

年末調整の対象になる控除とできない控除

年末調整で従業員はすべての控除が受けられるわけではなく、対象となる控除と対象にならない控除があります。

年末調整で受けられる控除は基礎控除や配偶者控除などで、医療費控除などは受けられません。年末調整の対象にならない控除は、自分で確定申告する必要があります。

ここでは、年末調整に行う控除について紹介します。

年末調整で受けられる控除

年末調整では、以下の12種類の所得控除が対象になります。

  • 基礎控除
  • 配偶者控除
  • 配偶者特別控除
  • 扶養控除
  • 障害者控除
  • 寡婦控除
  • ひとり親控除
  • 勤労学生控除
  • 社会保険料控除
  • 生命保険料控除
  • 地震保険料控除
  • 小規模企業共済等掛金控除

さらに、税額控除として2年目以降の住宅ローン控除が受けられます。

これらの控除をする場合は、申告書を提出してもらいます。控除証明書など、申告内容を証明する書類の添付が必要なものもあるため注意しましょう。

確定申告が必要な控除

年末調整の対象にならないのは、以下の3つです。

  • 医療費控除
  • 寄附金控除
  • 雑損控除

医療費控除が受けられるのは実際に支払った医療費が10万円を超える場合、もしくは対象となるOTC医薬品の購入費が12,000円を超える場合です。

寄附金控除は国や地方公共団体への寄付やふるさと納税などを行った場合で、雑損控除は災害や盗難などで損害を受けた場合に受けられます。

これらの控除は年末調整できないため、各自が確定申告を行うよう従業員に伝えましょう。

年末調整の流れ

年末調整は、11月下旬ごろから開始するのが一般的です。従業員から必要書類を集めることから始まり、書類のチェックを行います。

計算と書類の作成を行い、計算を終えたら個別の源泉徴収票を発行します。年末調整を法定調書にとりまとめて所轄の税務署に提出するまでが一連の流れです。

年末調整の各ステップをみてみましょう。

書類を集めてチェックする

年末調整で従業員が提出する申告書は、11月ごろに配布されます。従業員に配布して必要事項を記入してもらい、添付書類とともに回収してください。

「給与所得者の扶養控除等(異動)申告書」は12月末までに扶養親族等に変動があった場合、修正してもらいます。

書類が集まったら、内容をチェックしましょう。

年末調整の計算をする

書類のチェックが完了したら、年末調整の計算をします。12月までに支払いが確定した給与や賞与を合計し、1年間の給与総額を確定してください。

次に、所得金額に応じて給与所得控除を行いましょう。給与所得控除とは、所得税計算の基礎となる所得額を確定させるため、1年間の給与額に応じて差し引かれる控除です。

給与所得控除を行ったら、各従業員から提出を受けた申告書の内容をもとに給与所得控除後の金額から各人の所得控除を差し引きます。

算出した金額を基準に、所得税額を計算します。住宅ローン控除がある場合は、この時点で税額の控除を行いましょう。確定した税額とすでに徴収済みの税額を比較し、過不足税額を算出して還付または徴収を行います。

源泉徴収票を発行する

計算を終えたら、従業員ごとの源泉徴収票を作成しましょう。源泉徴収票は、税務署に提出するもの、従業員に交付するもの、市区町村へ提出する給与支払報告書(個人別明細書)の3種類があります。

従業員に交付する源泉徴収票は年間の所得額や控除額、源泉徴収税額などが記載されており、12月の給与を支給する際に交付します。

法定調書を作成して提出する

最後に、税務署や市区町村のそれぞれに提出する法定調書の作成・提出を行います。提出期限は年末調整の翌年1月31日までになりますが、源泉徴収税の納付期限は法定調書の提出期限よりも早いため注意してください。

「所得税徴収高計算書(納付書)」を作成し、翌年1月10日までに税務署に対して提出・納付します。

なお、法定調書の提出は書面による提出が原則ですが、当該年の前々年に提出すべき書類が100枚以上ある場合、電子申請で提出することが義務化されています。

まとめ

年末調整は所得税の過不足を調整するほか、控除の計算もしなければなりません。早めに従業員から必要書類を集め、内容をチェックすることから始めましょう。計算は従業員ごとに異なり、煩雑です。従業員が多い会社では、手が回らないこともあるでしょう。

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