就業規則とは、従業員が守るべき規律を定めたものです。トラブルの防止などを目的にしており、常時10人以上の従業員を使用する会社に作成が義務付けられています。
本記事では就業規則の内容や目的について説明し、作成の手順や変更する場合についても紹介します。
就業規則とは
就業規則とは、従業員の労働条件や遵守すべき職場内のルールなどを定めたものです。従業員を常時10人以上雇用している企業に、作成と届出が義務付けられています。
厚生労働省では就業規則の見本となる「モデル就業規則」を公表しており、新たに規則を作る際の参考にできます。
ここでは、就業規則とは何か説明するとともに、「モデル就業規則」について紹介しましょう。
会社で働くルールを定めたもの
就業規則は労働基準法第89条により、常時10人以上の従業員を使用する事業所に作成と届出が義務付けられています。
従業員が安心して働くためには、就業規則で労働条件や待遇の基準をはっきりと定め、トラブルが生じないようにしておかなければなりません。
就業規則は企業の健全な事業運営のために不可欠であり、法律で定められた内容に基づいて作成されることが必要です。
就業規則は合理的内容で定められることが大切で、全従業員に周知されていなければなりません。
就業規則がない場合はどうなる？
作成義務のある企業が就業規則を作成しない場合は法律違反となり、30万円以下の罰金が科されます。
常時10人以上は、工場や事務所、店舗などの事業所ごとに数えます。例えば、5つの店舗を持つ会社で全体の従業員は30名いるものの、どの店舗も従業員が10名未満という場合は就業規則の作成と届出の義務はありません。
常時10人以上の従業員はパート・アルバイトや臨時や短期での雇用も含まれますが、業務委託社員や派遣社員、繁忙期に限定して雇用する従業員は含まれません。派遣社員は、派遣元の従業員にカウントされます。
従業員数が10人未満であれば作成や提出の義務はありませんが、社内の秩序を保ち、トラブルを防ぐためにはできるだけ作成するのが望ましいでしょう。
厚生労働省がモデル就業規則を公表
これから就業規則を作る際は、厚生労働省のサイトに掲載されている「モデル就業規則」が参考になります。
モデル就業規則は就業規則の意義や記載すべき事項、作成や変更の手続きなどが記載されているテンプレートです。WordやPDFでダウンロードできるため、参考にしながら各会社の実情に応じた就業規則を作成するとよいでしょう。
参考：厚生労働省「モデル就業規則」
就業規則を作成する目的
就業規則を作成するのには、トラブルの防止と従業員間の公平を図ることが目的です。就業規則の設置により会社におけるルールを明確化でき、会社と従業員の間にトラブルが起きた場合に会社を守ります。
また、就業規則があることで、適切な労務管理を行っている会社であることを従業員にアピールできます。公平な処遇が行われるという安心感を与えられるでしょう。
就業規則を作成する目的について、さらに詳しく紹介します。
トラブル発生を防止する
職場などで起こる可能性のあるトラブルへの対処方法を就業規則にあらかじめ定めておくことで、適切に対処できます。
例えば、無断欠勤や遅刻を繰り返す従業員に対し何らかの処分を行うためには、懲戒処分の内容を明確に定めておかなければなりません。
就業規則がない、あるいは就業規則に懲戒処分について記載がない場合は、これらの処分をすることができなくなります。就業規則がないのに処分を行って裁判等になった場合、会社側が不利になるでしょう。
また、就業規則で社員が守るべきルールを明文化することで、職場のモラル向上を図るという目的もあります。
従業員間の賃金や処遇の公平を図る
就業規則で賃金や処遇に関する事項が明確に定められていれば、従業員は労働条件が公平であることを理解し、安心して働けます。従業員の定着率を高める役割もするでしょう。職場の一体性を高め、生産性の向上にもつながります。
就業規則には、企業としての責任を果たすことも目的のひとつです。パワハラやセクハラなどが社会問題となり、企業にもさまざまな防止措置が義務付けられています。
就業規則を作成して服務規律を定め、違反した従業員を懲戒の対象にすることにより、企業の社会責任を果たすことになるでしょう。
就業規則に記載すること
就業規則には、法律上必ず記載しなければならない絶対的必要記載事項と、会社でルールを定める場合には記載する必要がある相対的必要記載事項があります。
また、任意的記載事項として、一定の内容であれば会社の裁量により記載することも可能です。
ここでは、就業規則に記載する内容についてみていきましょう。
絶対的必要記載事項
絶対的必要記載事項として就業規則を作成するすべての会社が必ず記載しなければならない事項は、主に以下の項目です。
（労働時間に関すること）
- 労働日の始業・終業時刻
- 休憩時間
- 就業時転換（交代時刻・交代期日・交代順序）
- シフト制採用
- 休日
- 休暇（年次有給休暇・産前産後休暇）
（賃金に関すること）
- 決定方法・計算方法
- 賃金の決定要素
- 賃金体系
- 賃金の締め日・支払日
（退職に関すること）
- 退職事由
- 解雇の事由
- 定年の定め
相対的必要記載事項
相対的必要記載事項は、会社で制度を設ける場合に記載しなければならない項目です。主に以下の項目が対象となります。
（退職手当）
- 計算方法
- 適用される労働者の範囲
- 一時金・年金の明示
- 支給方法・時期
（退職手当）
- 退職手当以外の一時金・臨時手当
- 最低賃金額
- 食費、社宅、作業用品などの費用負担
- 職業訓練
- 災害補償・業務外の傷病扶助
- 表彰・制裁
任意的記載事項
労働基準法に定めがなく、会社で任意に記載できる事項は主に以下のような項目です。
- 会社理念や社訓
- 就業規則の制定目的
- 入社に関すること
- 人事異動に関すること
- 職務区分や職制に関すること
- 服務規律や守秘義務などに関すること
入社・採用に関する事項は、絶対的必要記載事項・相対的必要記載事項のどちらにも定められておらず、任意的記載事項です。そのため、採用の経緯や理由などは従業員に開示して認識させる必要はないことになります。
就業規則を作成する流れ
就業規則の作成では、規則案の作成から手順を踏んで行わなければなりません。手続きでは、労働者代表の意見を聞いて意見書を作成する過程も大切です。
作成後は、就業規則届と意見書を添付した就業規則を管轄の労働基準監督署に提出します。作成・届出で終わりではなく、社員への周知も重要です。
就業規則を作成する流れについて、順に紹介しましょう。
規則を作成する
就業規則の作成は、まず総務部など担当部署で草案を作ります。正社員のほかにアルバイトなど非正規雇用の従業員がいる場合には、適用する範囲を定めることも必要です。厚生労働省のモデル就業規則などを参考に、会社の実情に沿って規則案を作成しましょう。
絶対的必要事項や相対的必要事項など法律上必要な事項について漏れのないよう、よく確認します。法律に抵触する部分はないかもチェックし、問題がなければ取締役会の承認など経営陣の合意を求めます。
自社だけで作成が難しい場合には、社会保険労務士などの専門家に依頼するのもよいでしょう。
ひとつの規則にすべてを盛り込む必要はなく、賃金規定や退職金規定などを別に作成することも可能です。その際は、就業規則本体と合わせて提出します。
労働者代表などから意見を聞く
就業規則を作成または変更する際は、労働者の過半数を代表する者の意見を聞いて意見書を作成することが法律上義務付けられています。従業員が知らないうちに就業規則が作成されることを避けるためです。
意見はあくまでも聞くことがポイントで、同意までは必要とされていません。労働者代表者の意見に反対意見があるとしても、就業規則の内容が合理的である限りは効力に影響が及ぶことはなく、届出は受理されます。
労働基準監督署へ届出をする
作成した就業規則は意見書と就業規則届を添え、管轄の労働基準監督署に提出します。就業規則届の様式は自由であり、会社の名称や所在地、代表者の氏名などを記載して作成します。
就業規則は事業所ごとの届出が必要です。本社とは別に複数の支店や店舗などがある場合、事業所ごとに就業規則を作成し、それぞれの管轄である労働基準監督署に提出しなければなりません。
このような手続きを簡素化するために、「就業規則の本社一括届出」という手続き方法も用意されています。
本社の就業規則とその他の事業所の就業規則の内容が同じであれば、本社で一括し、本社を管轄する労働基準監督署へ届けてもよいとする手続きです。
就業規則の提出期限は、特に定めがありません。法律上は「遅滞なく」届出を行うとされているため、作成後はあまり時間をおかず、速やかに提出するのがよいでしょう。
社内に周知する
就業規則は提出して終わりではありません。従業員が見たいときにいつでも閲覧できる状態にしておくことが必要です。
周知には、従業員の見やすい場所への提示や書面で交付する方法があります。また、磁気テープ・ディスクなどの媒体に記録し、常時確認できる電子機器を備えるといった方法も可能です。
周知は法律上の義務であり、履行しない場合は30万円以下の罰金に処せられるため注意しましょう。
就業規則を変更する場合
近年は働き方改革などで、テレワークを導入する会社も多いかと思います。勤務形態の変更や手当の追加などがあるときは、就業規則の変更が必要です。
また、法律が改正されたときや経営状況が著しく悪化した場合などには、変更する必要がある場合もあるでしょう。特に労働関連の法律は改正が頻繁に行われやすいのが特徴です。常に情報をチェックして、変更の必要がある場合には速やかに対処しなければなりません。
ここでは、就業規則を変更するタイミングや、変更の手順について紹介します。
変更するタイミング
就業規則を変更する必要があるのは、主に以下のようなタイミングです。
- 法令の改正があったとき
- 会社の実態が乖離したとき
- 経営状況が著しく悪化したとき
労働関連の法令は、労働契約法や育児・介護休業法、パートタイム・有期雇用労働法などです。これらの法律が最近改正されていないか、もしくは改正の予定があるかをチェックし、就業規則の規定を見直す必要がないかを確認しておきましょう。
テレワークを導入して勤務形態が変わったときなど、就業規則の内容と会社の実態が乖離したときも変更を検討するタイミングです。
また、経営状況が悪化した場合、事態を乗り切るには賃金水準を下げるという選択肢もあります。その場合は就業規則の賃金規定を変更しなければなりません。
就業規則は従業員に不利益となる変更もできますが、その際は合理的な理由が求められます。従業員が受ける不利益の程度や変更の必要性などを判断材料とし、十分な協議を重ねる必要があるでしょう。
変更の手順
就業規則を変更する手順は、基本的に作成の場合と同じです。担当部署で変更案を作成し、経営陣の承認を受けます。過半数労働者代表の意見を聞き、意見書を作成・添付するのも就業規則作成の場合と同様です。
変更した就業規則は就業規則変更届と意見書を添え、管轄の労働基準監督署に提出します。
また、従業員への周知も必要です。周知方法は作成した場合と同じ内容で、いつでも閲覧できる状態にしておきましょう。
まとめ
就業規則は会社のルールを定めるもので、常時10人以上の従業員がいる会社に作成が義務付けられています。10人以上の要件は事業所ごとに必要であり、義務があるのに作成しない場合は罰金が科せられるため注意が必要です。
就業規則の義務がない会社でも、安心して働ける職場にするためには就業規則の作成が推奨されます。
適切な就業規則の作成が難しいという方は、MASONのサービスを利用してみてはいかがでしょうか。給与計算アウトソーシングは給与計算や年末調整、社会保険関連など給与に関わる業務全般に対応しているサービスです。
社労士による労務相談も行っており、就業規則の作成について相談することもできます。社会保険労務士は人事労務の専門家として就業規則に関する知識やノウハウがあり、会社の実情に応じた就業規則の作成をアドバイスいたします。ぜひ、お気軽にご相談ください。