この記事では給与業務アウトソーシング先の検討から契約までの流れをご紹介します。
アウトソーシングの開始までには、委託先の検討に数か月、契約締結からサービス開始までの準備期間に数か月と合計で約半年の時間を要しますので、委託開始の希望時期から逆算して下記の準備を進めていきましょう。
検討の流れ
- Step1.貴社のニーズ・希望の明確化
- Step2.候補の絞り込み
- Step3.詳細情報の収集
- Step4.比較検討・契約締結
各Stepの具体的な内容は下記にてご紹介します。
Step1. 貴社のニーズ・希望の明確化
アウトソーシングサービスを提供する会社は数多く存在するため、効率的に候補を絞り込んでいくための第一段階として、まずはお客様のご要望を明確化することをお勧めします。下記の3つの観点からお客様のご希望を整理してみましょう。
① 委託したい業務
「給与業務」の中には年末調整や有給管理、社会保険の手続きなど様々な業務が存在しますが、それらの業務の中で何を社外に委託し、何を社内業務として残すのか、その線引きを明確にしておきましょう。
② 予算
給与アウトソーシングにかかる料金は相場が分かりづらく、予算の設定が難しいですが、おおよその希望額や上限予算が決まっていると選定や価格交渉が容易になります。
③ 会社独自のニーズ
上記①②はすべての会社に共通する事項ですが、アウトソーシング先の選定においては会社独自のニーズの整理も重要です。例えば、英語での対応が必要な場合や、勤怠データの提出から給与支給日までの日数が短い場合、対応できるアウトソーサーが限られる可能性があります。
Step2. 候補の絞り込み
アウトソーサーに求める要望が明確になったら、そのニーズを満たせる候補を絞り込んでいきましょう。直接アウトソーサーの会社ホームページを見に行くことも可能ですが、候補を絞る段階では比較サイトのご利用が便利です。比較サイトではアウトソーシング会社がお客様の求めるサービスに対応しているか、その会社の強みは何かなど、要点がまとまっており、候補を効率的に絞り込んでいくことができます。また、複数の会社の資料を一括で取り寄せることができるので情報収集の手間がかかりません。
比較サイトや検索エンジンを利用し、下記の観点から候補を絞り込んでいきましょう。
① Step1で整理した自社のニーズを満たしている
全てのニーズを満たせる会社かどうかの判断はこの段階では難しいので、明らかに要望に沿わない企業以外は資料等をお取り寄せし詳しい情報を見てから候補に残すかどうかを検討しましょう。
② 自社の従業員規模に対応できる
50名以上や3,000名未満など、対応できる人数に下限・上限を定めている会社もあります。
③ 自社の所在地がサービス提供圏内である
給与業務のアウトソーシングは対面でのやり取りができなくとも完結しますが、対応地域を限定しているアウトソーサーもいます。希望の会社が自社の地域を対応圏外にしている場合、ぜひ一度担当者にご相談ください。
Step3. 詳細情報の収集
Step2でアウトソーサーの候補を絞り込むことができたら、資料請求や担当者との打ち合わせを通して具体的な情報を集めていきましょう。情報収集の流れは下記の通りです。
アウトソーサーの会社HPや比較サイトから資料請求や打ち合わせのお申し込み
↓
担当者から具体的なサービスの説明を受けましょう。打ち合わせでは、お客様独自のご要望への対応可否や給与業務のスケジュールなど、資料よりも具体的かつお客様の状況に即した話を聞くことができます。
↓
一般的には打ち合わせを実施した後に見積り書が提供されます。
打ち合わせをせずとも見積り書を出してくれる会社もありますが、より正確な見積り額を把握するため、可能であればお見積りをもらう前に担当者との打ち合わせをすることをお勧めします。給与計算業務を委託するにあたり、アウトソーサーに伝える必要のある情報はかなり多いため、打ち合わせでそれらの情報を共有することなく見積り書が発行された場合、後から新たな情報を共有するたびに金額が二転三転していく可能性があります。初めから正確な金額のお見積りを受け取れるよう、打ち合わせの機会を設けましょう。
また、給与業務のアウトソーシングにかかる費用はアウトソーサーにより大きく異なるため、必ず相見積もりを取ることをお勧めします。また、アウトソーサーの料金体系について過去の記事(給与アウトソーシングにかかる費用と料金体系についてのご紹介)にてご紹介しおりますのでぜひご覧ください。
Step4. 比較検討
検討候補の会社の資料や見積り書が揃ったら、それらを比較し自社のニーズに最も適したアウトソーサーを選定していきましょう。
| 項目 | A社 | B社 | C社 |
|---|---|---|---|
| 予算 | 〇予算通り | △予算超過 | ◎予算内 |
| 有給管理 | 可(基本料金内) | 可(オプション料金) | 可(基本料金内) |
| 労務相談 | 可(5,000円/時間) | 可(基本料金内) | 不可 |
| 海外勤務者対応 | 可 | 可 | 不可 |
| ︙ | ︙ | ︙ | ︙ |
| 総合評価 | 〇 | ◎ | △ |
表のように、自社のニーズをどの程度満たしているか項目ごとに比較してみましょう。
また、「サービスの内容は良いが料金が予算内に収まらない」という場合は営業担当者にその旨を伝えましょう。お客様の状況によっては金額の調整が可能な場合があります。
比較検討進めながら、疑問点があれば適宜担当者に問い合わせて不安を解消していきましょう。
アウトソーサーはお客様の大切な情報を預かる相手ですので、不安が残らないようにお問合せやご要望の伝達は遠慮せず行いましょう。
上記1～4のStepを経て委託先が決まれば契約を締結し、その後2～3カ月の準備期間を経て給与業務のアウトソーシングが開始します。
まとめ
アウトソーサーは数多く存在するため、効率的に検討を進めていくには、まず初めに自社のニーズを明確にし、それらを満たす候補を絞り込んでいくことが大切です。比較サイト等を利用し効率的に情報を集めていきましょう。業務アウトソーシングが初めてで、そもそも何を判断軸にしてよいか分からないという場合はぜひ一度アウトソーサーとの打ち合わせをしてみてください。担当者がその会社の強みやお客様と似た状況の事例など、判断材料になる情報をお伝えしますのでそれらを参考に検討を進めていきましょう。
弊社もお問い合わせや資料請求をホームページより承っておりますのでぜひこのページ下部のボタンからご利用ください。