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源泉徴収票の作成方法とは?作成のタイミングや手順、交付方法を紹介

1年間に支払った給与と徴収した税金が記載された書類が源泉徴収票です。年末調整業務の終了時や従業員の退職時のほか、従業員の依頼に応じて発行します。

本記事では源泉徴収票の内容や種類について説明するとともに、作成方法についても紹介します。

源泉徴収票とは?

1年間に支給した給与と徴収した税金の金額が記載された書類のことを源泉徴収票といいます。雇用主である会社に発行義務があります。給与所得者は毎月の給与から所得税を徴収されており、源泉徴収票は1年間に納めた所得税を証明するものです。

源泉徴収票は年末調整時のほか、従業員の退職時や従業員からの依頼に応じて作成します。

ここでは、源泉徴収票の概要と種類、発行するタイミングなどを紹介しましょう。

発行・再発行は会社の義務

源泉徴収票は確定申告や転職、融資、賃貸借契約など、さまざまな場面で必要になります。会社には源泉徴収票の発行が義務付けられ、年末調整の際に作成するほか、従業員から要請された場合はいつでも発行しなければなりません。

書面で交付するのが原則ですが、従業員の同意があれば電子交付もできます。電子交付にしている場合でも、従業員から書面での交付を依頼された場合は発行が必要です。

源泉徴収票の種類

源泉徴収票は給与所得のほか、退職所得と公的年金等の3種類があります。給与所得とは、雇用契約に基づいて毎月支給される給与と年に数回支給される賞与から、給与所得控除を差し引いたものです。

退職所得とは退職した従業員に支給される退職金にかかる所得であり、雇用契約に基づいて支給額や支給条件が定められています。賃金に該当すると判断される報酬については、給与所得とみなされる場合もあります。

給与所得は年末調整の対象ですが、退職所得は分離課税のため年末調整の対象になりません。

公的年金等の源泉徴収票とは、前年度に支払われた年金の合計額と徴収された税金を記載した書類です。発行するのは日本年金機構で、毎年1月ごろに発送されます。

発行するタイミング

源泉徴収票を発行するタイミングは、基本的に年末調整の業務終了後と従業員の退職時です。毎年、12月の給料を支払う際に年末調整を行い、毎月の給与から天引きした所得税の精算を行います。

源泉徴収票は翌年1月末までに税務署へ提出するため、それまでに作成しなければなりません。また、従業員が退職をした際にも源泉徴収票の作成が必要です。退職した日から1ヵ月以内に作成し、退職者に交付します。

これ以外にも、従業員の要請があれば随時再発行が必要です。

源泉徴収簿の作成がおすすめ

源泉徴収票の発行では、源泉徴収簿の作成がおすすめです。源泉徴収簿とは、給与や賞与などの所得や源泉徴収額・扶養親族などを記入し、源泉徴収票の作成をスムーズに行うための帳簿です。作成の義務はなく、従業員や国税庁に提出する必要はありません。

源泉徴収簿は国税庁が定めたフォーマットがあるため、源泉徴収票の作成に役立てたい場合はそちらを利用するとよいでしょう。

源泉徴収票の作成方法は4つ

源泉徴収票の作成方法は、以下の4つがあります。

  • テンプレート
  • 給与計算ソフト
  • e-tax
  • 専門業者へ依頼

テンプレートは国税庁のサイトからダウンロードできます。給与計算ソフトを使用すれば、計算ミスなどを防げるでしょう。また、納税システムのe-taxでも、源泉徴収票の作成ができます。

ここでは、源泉徴収票の作成について紹介しましょう。

1.テンプレートを利用する

国税庁のホームページには、無料でダウンロードできる源泉徴収票のテンプレートがあります。PDFファイルで、手書き用と入力用の2種類です。入力用のPDFは、パソコンのデバイスに保存してから入力・印刷を行いましょう。

ほかにもエクセルなど無料のテンプレートを提供しているサイトがありますが、計算結果が正しいかは必ず確認しておいてください。また、最新の税制に対応しているテンプレートかどうかの確認も必要です。

2.給与計算ソフトを利用する

有料の給与計算ソフトで作成する方法もあります。年末調整の機能がついているものであれば、毎月の給与計算の内容をもとに源泉徴収票の作成が可能です。扶養の情報や課税項目・非課税項目を自動判定して計算を行うタイプもあります。

導入にはコストがかかりますが、源泉徴収票の作成だけでなく勤怠管理や給与計算も行うなどメリットが多く、計算ミスをなくして業務の効率化が可能です。

3.e-taxで作成する

国税庁が提供する納税システムのe-taxでは、源泉徴収票等作成ソフトのダウンロードができます。

作成した源泉徴収票はメールなどで従業員に配布することができ、税務署への提出もe-Taxを利用すれば税務署に出向く必要はありません。最新の法令や税制にも対応しているため安心です。

便利なe-Taxですが、利用するには電子申告等開始届出書の提出が必要であり、「利用者識別番号」と「電子証明書」を事前に取得しておく必要があります。

4.専門業者に依頼する

年末調整や源泉徴収票の作成などの業務は、税理士や専門業者に依頼する方法もあります。会社を設立したばかりや、従業員が増えて作業に時間がかかるといった事情があるときは、利用を検討してみるとよいでしょう。

専門家や専門業者は最新の税制に対応できるのもメリットです。プロにすべて任せ、本業に集中することができます。また、年末調整や源泉徴収票作成以外の作業を相談できるのも利点です。

源泉徴収票の作り方

源泉徴収票の作成は、以下の手順で行います。

1年間の支払金額を記載する

  • 給与所得控除額を差し引いた金額を算出する
  • 各種所得控除の合計額を計算する
  • 源泉徴収税額を計算する

まず、各従業員に1年間で支払った給与や賞与を算出します。支払い金額から給与所得控除額を差し引いた金額を求め、所得控除がある場合はその合計額を計算してください。

それぞれのステップについて、詳しく見ていきましょう。

支払金額を記入する

まず、従業員と会社の情報を記載します。従業員の住所は翌年1月1日時点の住所であり、中途退職者は退職時の住所を記載してください。

次に、従業員への1年間の支払金額を記載します。支払金額は控除や源泉徴収される前の、給与と賞与の総額です。源泉徴収票の作成時点で未払いの金額がある場合、左上にある「内」という欄に未払金額を記載してください。

給与所得控除後の金額を記入する

支払金額から給与所得控除額を差し引いた金額を記入します。給与所得控除額は55万円から195万円まで給与収入の金額に応じて定められているため、所定の金額を控除してください。

例えば、給与収入が400万円の場合、控除額は「年収×20%+ 540,000円」です。

計算は400万円×20%+ 540,000円=134万円で、控除額は134万円となります。

給与収入400万円−控除額134万円=266万円となり、給与所得控除後の金額は266万円です。

参考:厚生労働省「給与所得者と税

所得控除の合計額を記入する

次に、各種所得控除の合計額を計算して記入します。年末調整における所得控除の種類は、以下の通りです。

  • 基礎控除
  • 扶養控除
  • 生命保険料控除
  • 地震保険料控除
  • 小規模企業共済等掛金控除
  • 社会保険料控除
  • 障害者控除
  • ひとり親控除、寡婦控除
  • 勤労学生控除

基礎控除のほか、該当する所得控除があれば加算していきましょう。社会保険料控除は健康保険、厚生年金、雇用保険、介護保険の保険料の合計額を加算します。

源泉徴収税額を算出する

最後に、源泉徴収税額を計算して記入します。源泉徴収税額の算出には、まず支払金額から給与所得控除額と所得控除額を差し引いて課税所得額を計算してください。課税所得額に所得税率をかければ、源泉徴収税額を算出できます。

所得税率は課税される所得金額に応じ、5%〜45%まで定められています。

例えば、課税所得額が300万円の場合、所得税率は「課税所得額×10%−95,000円」です。

課税所得額300万円×10%−95,000円=所得税20万5,000円

さらに、復興特別所得税(2.1%)を算出します。

300万円×2.1%=6万3,000円

算出した所得税と復興特別所得税を合計しましょう。

所得税20万5,000円+復興特別所得税6万3,000円=26万8,000円

この場合の源泉徴収額は26万8,000円です。

参考:厚生労働省「所得税の税率

源泉徴収票の交付方法

源泉徴収票は書面で交付するほか、メール添付や社内LANでの共有といった方法があります。

源泉徴収票は基本的に、従業員から依頼があれば再発行が必要です。しかし、従業員数が多い会社では手続きに負担がかかります。

そのため、あらかじめ紛失しないように注意喚起することが必要であり、再発行にはある程度の時間がかかることも伝えておきましょう。

また、電子データで交付する場合は改変を防止する措置を講じることも求められます。

電子データで交付する場合の注意点

源泉徴収票を電子データで交付する場合、会社に改変を防止する義務はありませんが、容易に内容の改ざんを許すのは会社の本位とはいえないでしょう。正規に発行したものであることを証明するため、電子署名を付した電子証明書の添付が推奨されます。

電子証明書の取得には法務省が提供する専用ソフトウェアをインストールし、申請に必要なファイルを作成して申請手続きを行ってください。

参考:法務省「電子証明書取得のご案内

まとめ

源泉徴収票は年末調整のあとや従業員の退職時に作成します。また、従業員から依頼があれば再発行しなければなりません。作成には支給額の合計や所得控除の算出など、従業員ごとに細かい計算が必要です。

業務が忙しく源泉徴収票の作成が大変という方は、MASONの給与精算アウトソーシングを検討してみてはいかがでしょうか。

給与計算や年末調整など給与に関わる業務全般を引き受けており、正確な源泉徴収票の作成にも対応します。IS027001とIS09001の認証を取得しているため、安全で品質の高いサービスを提供できるのが強みです。ぜひお気軽にご相談ください。

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