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給与計算アウトソーシングのメリットは?依頼できる業務や注意点もチェック

給与計算アウトソーシングとは、ルーティンワークである給与計算を外部に委託することです。経理の仕事を軽減し、他の業務に集中できるなどのメリットがあります。

今回は給与計算アウトソーシングの概要や依頼できること、業者の選び方などをお伝えします。

給与計算アウトソーシングとは?

給与計算アウトソーシングとは、毎月の給与計算や年末調整手続きなどの業務を外部に委託することです。

会社の設立当初や少ない従業員で業務を進めている会社は1人で複数の仕事を抱えていることも多く、給与計算など細かい業務に手が回らないケースも少なくありません。アウトソーシングに委託することで本業に集中でき、生産性を高めることができます。

また、賃金体系の異なる多数の従業員を抱える会社では、計算ミスや振込みの遅延などは信頼関係を損ないます。専門業者に委託すれば、ミスのない高品質な業務の実現が可能です。

給与計算ソフトとの違い

給与計算を効率化するには、給与計算ソフトを利用するという方法もあります。給与計算ソフトとは、従業員の勤怠情報をもとに自動で給与計算を行うシステムです。給与計算で必要な割増賃金や各種手当、所得税などの計算を自動で行い、業務を効率化します。

給与計算アウトソーシングは業務を外部に丸ごと任せるのに対し、給与計算ソフトはあくまで自社が主体となって給与計算業務を行うという点が異なります。

給与計算ソフトの導入で業務の効率化は図れるものの、給与計算の業務自体はそのまま社内に残ります。一方、給与計算アウトソーシングは給与計算業務をすべて任せるため、担当者の手から離れて他の業務に集中できるのです。

給与計算アウトソーシングに依頼できる業務

給与計算アウトソーシングは、幅広い業務を委託できます。メインは月々の給与や賞与の計算ですが、ほかにも振込みや納税の代行、年末調整などの依頼が可能です。一部業務の委託や繁忙期のみ依頼するなど、自社の都合に合わせた利用もできます。

ここでは、給与計算アウトソーシングに依頼できる業務について詳しく紹介します。

月々の給与・賞与計算

給与計算アウトソーシングには、毎月の給与計算や賞与の計算を委託できます。アルバイトやパート、日払い、週払いなどさまざまな賃金形態がある会社では、給与計算が煩雑になりがちです。残業代や社会保険料、所得税の計算も行わなければなりません。

給与明細の作成と印刷といった業務もあります。毎月行う細かい作業は多くの時間を割かれ、複雑な計算ではミスも起こりやすくなるでしょう。

給与計算アウトソーシングの活用により、これらの仕事を丸ごと委託して業務の負担を大幅に軽減できます。さらに、クラウドシステムと連携することで、業者側はいつでも従業員の勤怠データを取得でき、スムーズな給与計算の業務を遂行できます。

振込や納税の代行

給与計算業務では、給与の支給額を決定したあと各従業員への支払い手続きがあります。そこで行う振込データの作成と振込みの業務も、給与計算アウトソーシングに依頼できる業務です。

また、月末までに各種社会保険料を納付し、翌月10日までには税務署に所得税や住民税などの税金を納付しなければなりません。これらの業務も合わせて業者に依頼できます。

年末調整

毎年12月に行う年末調整の業務も委託できます。年末調整は1年間の給与や源泉徴収額を計算し、扶養控除といった書類を取りまとめて内容をチェックするなど多くの業務を行います。

市町村や税務署へ届け出る給与支払報告書や法定調書などの書類作成もあり、年末の忙しい時期には大きな負担となるものです。

毎月の給与計算は自社で行い、年末調整だけ依頼するという方法もできます。各窓口への書類提出も含め、年末調整の一連の業務委託が可能です。

住民税の更新

住民税の更新業務も委託できます。毎年5月に従業員が居住する自治体から特別徴収額通知書が届き、それをもとに毎月の給与から控除する住民税額を更新する業務です。

従業員一人ひとりの住民税を処理する作業のため、従業員数が多い場合は担当者にとって大きな負担となります。給与計算アウトソーシングに委託すれば、自治体から届いた通知書を送るだけですべて任せることができます。

給与計算アウトソーシングのメリットと注意点

給与計算アウトソーシングには人件費のコスト削減や最新の法令に対応できるなど、さまざまなメリットがあります。担当者が本来、時間や能力を割くべき業務に集中できるのもメリットです。

一方で、個人情報の漏洩や自社にノウハウが蓄積されないといった点に注意しなければなりません。

ここでは、給与計算アウトソーシングのメリットや注意したい点を紹介します。

人件費のコストを削減できる

給与計算アウトソーシングに依頼する大きなメリットは、担当者の人件費などコストを削減できることです。もちろん、外注によるコストは発生します。

しかし、自社で対応する場合には、担当者の人件費のほか給与計算を行うシステムの維持に費用がかかります。また、最新の法令に対応するための教育も必要です。外部に委託すれば、このような手間やコストを省けるのです。

特に従業員が多く賃金体系も複雑な会社の場合、経理のスペシャリストである専門業者に委託した方が費用対効果は高いといえるでしょう。

最新の法令に対応できる

社会保険や労働保険関係の法令は改正が頻繁に行われるため、法令違反を防ぐには常に情報を追って学習しなければなりません。法改正に伴い給与システムの設定変更なども必要です。

一方、給与計算アウトソーシングでは法改正や税制の最新情報を常にチェックしており、法令に沿った対応をしてくれるのがメリットです。

担当者の負担を減らし、法令違反をするリスクも抑えることができます。

コア業務に集中できる

給与計算は重要な仕事であるものの、時間がかかるうえに会社の利益には直接つながらない業務です。

給与計算を担当する従業員はスキルや経験を持つ者も多く、本来、時間や能力を割くべき業務があるはずです。ルーティンワークの業務ではなく、より事業の推進に貢献できる業務に携わってほしい事業主は少なくないでしょう。

給与計算アウトソーシングに委託すれば担当者がコア業務に集中でき、生産性を高めて業績アップを目指すことも可能です。

【注意点1】情報漏洩のリスクがある

給与計算アウトソーシングへの依頼は従業員の個人情報などを提供する必要があり、情報が漏洩するリスクは否定できません。

そのため、委託する際は情報管理をどのように行っているかの確認が必要です。安全に扱われるかどうか、しっかりと確認しておかなければなりません。情報管理については、ISO27001を取得しているかがひとつの目安です。

【注意点2】自社にノウハウが蓄積されない

給与計算アウトソーシングに給与計算業務をすべて任せる場合、社内では直接その業務に携わる機会が減るためノウハウが蓄積しにくくなるのがデメリットです。

将来、アウトソーシングをやめて自社で対応するようになったとき、ノウハウがなく専門知識を持つ従業員もいないという事態になりかねません。

業務をすべて委託する場合も、社内にノウハウを残す対策を講じる必要があるでしょう。

給与計算アウトソーシングの選び方

給与計算アウトソーシングの業者は数多く、いざ委託しようと思っても迷うことになるかもしれません。

選ぶ際は、以下のポイントを押さえるようにしましょう。

  • 料金が妥当か
  • 必要な業務を依頼できるか
  • セキュリティ体制が整っているか

それぞれの内容について解説します。

料金が妥当か

まず、料金が予算の範囲内であるかを確認し、自社で行った場合と比較して費用対効果があるのかをチェックしましょう。費用をかけるだけの成果があげられなければ、外注する意味はありません。

比較検討するためには、人件費をはじめとして現在の給与計算にどのくらいのコストがかかっているか正確に把握する必要があります。依頼したい項目を明確にして、自社でかかるコストと各業者の料金を比較してみましょう。

必要な業務を依頼できるか

給与計算アウトソーシングの業者により、対応できる業務は異なります。自社が依頼したい業務に対応しているかも、必ずチェックしたい項目です。依頼したい業務すべてに対応できなければ、十分なコスト削減効果は見込めません。

まずは、どの程度の業務を委託すれば高いコスト削減が期待できるのか、社内で確認することが大切です。

セキュリティ体制が整っているか

給与計算アウトソーシングは従業員の個人情報を渡すため、十分なセキュリティ体制がとられているかの確認は欠かせません。判断する目安のひとつがISO取得です。

情報セキュリティに関する国際規格であるIS027001を取得していれば、情報セキュリティに関するルールが整備され、ルールに則した運営が行われていると判断できます。

給与計算アウトソーシングがおすすめの企業

給与計算アウトソーシングの利用がおすすめなのは、以下に該当する企業です。

  • 専門的な知識を持った担当者がいない
  • 給与計算の担当者が1名だけで、業務の負担が大きい
  • 担当者がルーティンワークに追われ、コア業務に集中できない

給与計算業務は法律に沿って正確に行う必要があり、そのためには専門知識を持った担当者の確保が必要です。専門知識がないと社会保険料率や最低賃金の変更など、細かい法令の変更に対応できない可能性があります。誤った知識により、計算ミスなどが起こる場合もあるでしょう。

また、担当者が1人しかいない場合、本人が休職や退職した場合に後任が見つからず、業務が滞るリスクがあります。

さらに、給与計算を人事部や総務部で兼任していたり、経営者自身が行っていたりすると本来のコア業務に専念できません。アウトソーシングに依頼すれば、本来の業務に専念して事業の遂行など業績アップにつなげることができるでしょう。

まとめ

毎月の煩雑な給与計算業務は、アウトソーシングに丸ごと依頼が可能です。業務の負担を大幅に減らし、本業に専念することができます。

給与計算のアウトソーシングを検討している方には、MASONの給与計算アウトソーシングの利用がおすすめです。

社会保険労務士や豊富な実務経験を持つスタッフを中心に、高品質なサービスを提供します。クライアントごとのオーダーメイド形式で業務を受託しているため、やり方を変えることなくそのまま依頼できます。IS027001を取得しており、セキュリティ体制も万全です。

ぜひお気軽にご相談ください。

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